Kontrahent naliczył karę umowną? Sprawdź, czy musisz ją zapłacić
Dostałeś notę obciążeniową, wezwanie do zapłaty albo kontrahent potrącił karę z Twojego wynagrodzenia? Nie każda naliczona kara umowna jest należna w pełnej wysokości. W pierwszej kolejności warto sprawdzić dwie rzeczy:
- czy kontrahent w ogóle miał podstawę do naliczenia kary,
- czy wysokość kary można obniżyć.
Na początku analizujemy umowę, notę obciążeniową i przebieg realizacji kontraktu. Dzięki temu można ustalić, czy są podstawy do zakwestionowania kary albo żądania jej obniżenia. Radca prawny od 1998 roku, wpis na liście OIRP w Gdańsku nr GD/GD/3096.
Kara umowna – jak można się bronić?
Najczęściej są dwie drogi:
1. Zakwestionowanie samej kary
Najpierw sprawdzamy, czy kara w ogóle się należy.
Znaczenie może mieć między innymi to:
- czy doszło do zdarzenia wskazanego w umowie,
- czy umowa rzeczywiście przewidywała za nie karę,
- kto odpowiada za opóźnienie lub inne naruszenie,
- czy kontrahent prawidłowo obliczył karę,
- czy postanowienie dotyczące kary jest skuteczne.
Jeżeli nie ma podstaw do naliczenia kary, spór nie dotyczy jej wysokości. Wtedy celem jest zakwestionowanie obowiązku zapłaty.
2. Żądanie obniżenia kary
Może się zdarzyć, że podstawa naliczenia kary istnieje, ale jej wysokość jest nieproporcjonalna. Wtedy można rozważyć miarkowanie kary umownej, czyli jej obniżenie.
Kiedy można żądać obniżenia kary umownej?
Przepisy przewidują dwie podstawowe sytuacje.
Miarkowanie
Kara jest rażąco wygórowana
Jeżeli kara jest niewspółmiernie wysoka do naruszenia i jego skutków, można żądać jej obniżenia.
Przy ocenie znaczenie może mieć między innymi:
- wysokość kary w stosunku do wartości całego kontraktu,
- wysokość wynagrodzenia, ceny,
- rzeczywiste skutki opóźnienia lub innego naruszenia,
- wysokość poniesionej szkody albo jej brak,
- stopień wykonania umowy.
Nie ma jednej matematycznej granicy, po przekroczeniu której kara staje się „rażąco wygórowana”. Każdą sprawę trzeba ocenić na podstawie konkretnej umowy i przebiegu jej realizacji.
Umowa została w znacznej części wykonana
Drugą podstawą do obniżenia kary może być sytuacja, w której zobowiązanie zostało wykonane w znacznej części.
Samo wykonanie większości prac nie oznacza jeszcze automatycznie obniżenia kary. Trzeba sprawdzić, jakie znaczenie wykonana część miała dla kontrahenta i czego dokładnie dotyczyła kara.
Czy kara umowna należy się, gdy kontrahent nie poniósł szkody?
Kara jest niezależna od szkody. Kara umowna może być dochodzona także wtedy, gdy kontrahent nie wykaże konkretnej szkody.
Nie oznacza to jednak, że brak szkody jest bez znaczenia. Może być ważnym argumentem przy ocenie, czy kara jest rażąco wygórowana i czy istnieją podstawy do jej obniżenia.
Dlatego warto rozdzielić dwa pytania: czy kara w ogóle się należy oraz, jeżeli się należy, czy musi zostać zapłacona w pełnej wysokości.
Kiedy można zakwestionować podstawę naliczenia kary?
Zanim zaczniemy rozmawiać o obniżeniu kary, sprawdzamy, czy kontrahent miał prawo ją naliczyć.
Przykładowo problem może pojawić się wtedy, gdy:
Opóźnienie było spowodowane działaniem lub brakiem współdziałania drugiej strony.
Kara została naliczona za zdarzenie, którego nie obejmuje umowa.
Kontrahent przyjął niewłaściwy okres naliczania kary.
Zastosowano niewłaściwą podstawę jej obliczenia.
Klauzula dotycząca kary została wadliwie skonstruowana.
Kara umowna może dotyczyć tylko zobowiązań niepieniężnych. Żeby można było jej skutecznie dochodzić, zapis w umowie powinien jasno określać, za jakie naruszenie kara się należy i w jaki sposób jest ustalana. Każdy zapis trzeba jednak ocenić w kontekście całej umowy.
Kara umowna w kontraktach na roboty i dostawy
W umowach o robotach budowlanych i dostawach zwykle zastrzega się kary umowne za opóźnienie, przy czym w zamówieniach publicznych stosować można wyłącznie zapisy o karze umownej za opóźnienie zawinione, tj. zwłokę.
Wtedy najważniejsze pytanie brzmi:
kto rzeczywiście odpowiada za opóźnienie?
Trzeba odtworzyć przebieg realizacji kontraktu i sprawdzić między innymi:
- kiedy można było rozpocząć prace,
- kiedy przekazano front robót,
- czy były roboty dodatkowe,
- czy dochodziło do przestojów,
- kto odpowiadał za ich powstanie,
- kiedy zgłoszono gotowość do odbioru,
- czy odbiór był opóźniany,
- czy zamawiający prawidłowo współdziałał przy realizacji umowy.
W takich sprawach znaczenie mają zapisy umowne, protokoły, harmonogramy, e-maile i korespondencja budowy.
Warto pamiętać, że naliczenie kary umownej może mieć znaczenie także przy ubieganiu się o kolejne zamówienia publiczne. W określonych sytuacjach informacje o wcześniejszym nienależytym wykonaniu umowy, w tym o naliczonych karach, mogą być brane pod uwagę w postępowaniu przetargowym.
Powiązane
rozliczenie z generalnym wykonawcąZapłacić, negocjować czy iść do sądu?
Nie każda sprawa o karę umowną powinna od razu trafić do sądu.
Czasem kara jest elementem szerszego sporu o rozliczenie kontraktu. Może być również wykorzystana do potrącenia części wynagrodzenia.
Dlatego przed podjęciem decyzji warto ustalić:
- jaka kwota jest rzeczywiście zagrożona,
- jakie są argumenty przeciwko karze,
- jakie dokumenty można przedstawić,
- czy możliwe jest rozliczenie sprawy w drodze negocjacji,
- czy ekonomicznie uzasadnione jest prowadzenie sporu sądowego.
Dopiero wtedy można świadomie zdecydować, jaki sposób działania ma sens.
Najczęstsze pytania
Kiedy można miarkować karę umowną?
Gdy zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo gdy kara jest rażąco wygórowana. Sąd uwzględnia miarkowanie na wniosek strony. We wniosku należy przedstawić okoliczności, które uzasadniają obniżenie kary.
Kiedy kara umowna może być nieskuteczna?
Między innymi wtedy, gdy została zastrzeżona w sposób sprzeczny z przepisami albo kontrahent próbuje zastosować ją do sytuacji, której zapis umowny o karze nie obejmuje. Co do zasady kara umowna dotyczy niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego.
Czy kara należy się mimo braku szkody?
Brak szkody sam w sobie nie wyłącza naliczenia i dochodzenia kary umownej. Może jednak mieć znaczenie przy żądaniu jej zmiarkowaniu, zwłaszcza gdy wysokość kary jest niewspółmierna do rzeczywistych skutków naruszenia.
Czy karę umowną można obniżyć do zera?
W orzecznictwie można spotkać pojedyncze rozstrzygnięcia dopuszczające bardzo daleko idące obniżenie kary umownej, w tym do zera. Co do zasady przyjmuje się jednak, że miarkowanie służy obniżeniu kary, a nie całkowitemu zwolnieniu z jej zapłaty. Dlatego najpierw ustalamy, czy kara jest należna, a dopiero później – czy są podstawy do jej obniżenia.
Dostałeś notę obciążeniową albo wezwanie do zapłaty?
Nie musisz sam ustalać, czy właściwą drogą jest zakwestionowanie kary, jej obniżenie czy negocjacje z kontrahentem. Prześlij umowę, notę obciążeniową lub wezwanie do zapłaty. Sprawdzimy, na czym kontrahent opiera swoje żądanie i jakie argumenty można podnieść w odpowiedzi.
Zadzwoń: 501 012 956W trakcie rozmowy wspólnie ustalamy, czy warto prowadzić tę sprawę. Radca prawny od 1998 roku, wpis na liście OIRP w Gdańsku nr GD/GD/3096.
Wystarczy krótki opis sytuacji. Szczegóły ustalimy w rozmowie.
